الفصل الرابع
نظم المعلومات المحاسبية :
تصميم النظم المحاسبة :-
*الاعتبارات الأساسية عند تصميم أو تطوير النظام المحاسبي :-
1ــ تحديد هدف النظام .
عادة ان أهداف النظام المحاسبي تحكمها عدد من العوامل منها :.
أـ طبيعة العمليات الاقتصادية في المنشأة .
ب ـ حجم المنشأة وشكلها القانوني ، وملكيتها .
جـ ـ الأسس التي تتخذ اساسآ في قياس نتائج النشاط .
د ـ الأغراض التي تستخدم من اجلها المعلومات .
هـ ـ طبيعة النظام الاقتصادي السائد في المجتمع .
2ــ تحديد مستعملي مخرجات النظام .
3ــ المتطلبات القانونية .
4ــ انسجام النظام المحاسبي مع التنظيم الداخلي للمنشأة .
5ــ تحديد أنواع ومصادر البيانات .
6ــ مرونة النظام .
7ــ دقة وسرعة المعلومات .
8ــ التكامل مع نظم المعلومات الاخرى .
9ــ كلفة النظام .
تصميم النظام :-
ما هي العناصر التي يجب أن تتوفر عند تصميم النظام ؟
1ـ تحديد ووصف المدخلات ( سجلات ، مستندات ) .
2ـ تحديد ووصف الخطوات العامة لمعالجة البيانات .
3ـ تصميم المستندات والسجلات اللازمة لتشغيل النظام .
4ـ تحديد كمية ونوعية التقارير ومحتوياتها والجهات التي تقدم اليها التقارير والتوقيت ووسائل نقلها .
5ـ ربط عمليات الرقابة بالهيكل التنظيمي .
6ـ تحديد المعايير الخاصة بالأداء .
7ـ وضع الضوابط الرقابية الكاشفة والوقائية والتصحيحية .
خطوات التصميم :-
1ـ اختيار ومناقشة البدائل .
وتناقش هذه البدائل من خلال الأتي :.
أـ الجدوى الفنية : وهي تأخذ بنظر الاعتبار :-
ــ هل ان المعدات والاجهزة المطلوبة لتنفيذ البدائل متيسرة .
ــ المقابلة بين النظام القديم والجديد وامكانية الموانعة بين محتوياتها .
ــ دراسة موضوع الكوادر اللازمة لتشغيل النظام .
ب ـ الجدوى الاقتصادية .
جـ ـ الجدوى التشغيلية .
د ـ الرغبة الموسمية .
2ـ التصميم التفصيلي .
وتتضمن فعاليات التصميم التفصيلي ما يلي :-
أ ـ تصميم نظام جمع البيانات .
ب ـ تصميم نظام المعلومات .
جـ ـ تصميم معالجة البيانات .
د ـ تصميم هيكل الملفات .
هـ ـ تصميم اجراءات تحديث الملفات .
وـ تحليل مستلزمات خزن البيانات .
زـ تصميم نظام استرجاع البيانات .
ح ـ تصميم نظام ومحتوى التقارير .
ط ـ تصميم برامج التشغيل .
ي ـ تصميم نظام الرقابة الداخلية .
3 ـ تنفيذ النظام .
وهذا المرحلة فنية في أغلب خطواتها حيث تتضمن :-
أ ـ شراء المعدات والبرامج اللازمة للنظام .
ب ـ طبع المستندات والسجلات والنماذج اللازمة لتشغيل النظام .
جـ ـ تنظيم دورات تدريبية لمستخدمي النظام .
د ـ نصب المعدات وفحصها .
هـ ـ تهيئة الملفات .
و ـ ترتيب اجراءات الحماية والامان اللازمة للنظام .
ي ـ توثيق النظام .
4ـ التشغيل التجريبي للنظام .
وفي هذه المرحلة يمكن استخدام أحد المناهج التالية :-
أ ـ المنهج الأول : منهج القطع المباشر .
ب ـ المنهج الثاني : منهج التشغيل المتوازي .
جـ ـ المنهج الثالث : منهج القطع المرحلي .
د ـ المنهج الرابع : منهج الدراسة الفائدة .
5ـ الفحص النهائي للنظام .
6ـ تقييم ومتابعة النظام .
وتهدف هذه المرحلة الى :-
أ ـ تقدير مدى تحقق الأهداف.
ب ـ ملاحظة أي تعديلات ضرورية .
جـ ـ تحسين وتطوير النظم مستقبلا .
د ـ تقييم أداء فريق العمل .
*دليل اعداد خرائط الانسياب :- وهي مهمة لانها :
1ـ وسيلة من وسائل تحليل وتوثيق النظم .
2ـ تعتبر خرائط الانسياب مرشدا في عملية تشغيل النظام .
3ـ أداة لتدريب الموظفين الجدد .
4ـ يستفيد منها المراقب الخارجي عند فحصه لاجراءات الرقابة الداخلية .
5ـ مهمة لاغراض البرمجة ووضع النظام المحاسبي على الحاسبة الالكترونية .
ويشترط توفر الخصائص التالية في خارطة الانسياب الجديد وهي :-
أ ـ ان تكون خطواتها واضحة ومتسلسلة .
ب ـ ان تؤخذ الخارطة بنظر الاعتبار .
جـ ان تكون الخارطة كاملة .
دـ ان تأخذ جميع الظروف والاحتمالات المستقبلية .
*خطوات اعداد خرائط الانسياب :-
1ـ تحديد الهدف من اعداد الخارطة واختيار النوع المناسب من الخرائط وما هو مستوى التفاصيل الذي يجب ان يدرج في الخارطة .
2ـ التعرف على كيفية اجراء المعاملات في النظام موضوع البحث وماهي مصادر البيانات وانواع المخرجات وخطوات المعالجة وترتيب هذه الخطوات بشكل تتابعي .
3ـ فصل الاجراءات الاعتيادية عن الاجراءات الغير الاعتيادية .
4ـ ان الخارطة يجب ان تكون بمنتهى البساطة وفي ورقة واحدة .
5ـ تحديد الرموز او النماذج التي تستعمل في الورقة .
6ـ تحضير مسودة المخطط الاجمالي للخريطة وبالالوان لاجل تفحصها وفهمها .
7ـ مراجعة المخطط الاجمالي للتأكد من عدم وجود ثغرات في انسيابية البيانات وعدم وجود نهايات مفقودة .
8ـ اكمال الخارطة في شكلها النهائي .
العوامل المؤثرة في تصميم هيكل النظام المحاسبي :-
1ـ حجم المنشأة .
2ـ الشكل القانوني للمنشأة وطبيعة الملكية .
3ـ أهداف المنشأة .
4ـ طبيعة النشاط .
5ـ أثر التشريع .
6ـ التنظيم الاداري .
7ـ استخدام الحاسبات .
8ـ الانتشار الجغرافي .
9ـ المؤثرات الاقتصادية .
10ـ اشاع افق المحاسبة .
*النظام المحاسبي للمشتريات
أهداف النظام المحاسبي للمشتريات :-
1ـ تأمين عناصر الرقابة والضبط الداخلي على المشتريات واستلامها وتسديد قيمتها .
2ـ توفير المعلومات والتقارير التي تحتاجها ادارة المنشأة بالتوقيت الملائم .
3ـ اعداد موازنة الشراء ومتابعتها .
4ـ فتح الاعتمادات المستندية ومسك السجلات الخاصة بها .
5ـ السيطرة على أوامر الشراء المفتوحة ومن ثم متابعتها .
تصنيف المشتريات : ومن الخيارات المتاحة أمام المحاسب في هذا الصدد مايلي :-
1ـ تصنيف المشتريات الى محلية ومستوردة .
2ـ التصنيف حسب المجموعات السلعية .
3ـ التصنيف حسب المجهزين أو قطاعاتهم .
4ـ التصنيف حسب المنشأة .
5ـ التصنيف حسب الصفقات التجارية .
*الاجراءات والمستندات
أولا: موازنة الشراء.
ثانيا : طلب الشراء .
ثالثا : الاتصال بالمجهزين والحصول على العروض .
رابعا : دراسة العروض واقرار العرض الناجح .
خامسا : اصدار أمر الشراء .
سادسا : استلام مستندات الشحن .
سابعا : استلام وفحص البضاعة الواردة .
ثامنا : تسليم البضاعة الواردة الى المخازن .
تاسعا : اجراءات التسديد وحساب كلفة الاعتماد والتسويات الحسابية .
الرقابة الداخلية على المشتريات :-
1. التحقق من ان المواد التي صدر أمر شرائها هي مطلوبة فعلا .
2. التحقق من ان المواد قد طلبت من قبل شخص له صلاحية طلبها .
3. التحقق من ان الشراء قد تم بالتوقيت المطلوب .
4. التحقق من ان البضاعة مستلمة فعلا كما مثبت في قوائم الشراء .
5. التحقق من ان البضاعة المستلمة هي التي صدر أمر شرائها .
6. التحقق من ان البضاعة المستلمة كانت في حالة جيدة .
7. التحقق من ان البضاعة ادخلت المخازن فعلا .
8. التحقق من ان الاسعار في قائمة الشراء مطابقة مع نسخة أمر الشراء .
9. التحقق من ان ليس هناك أي قوائم شراء مكرر دفعها .
10.التحقق من ان الخصومات والسماحات في قائمة الشراء صحيحة .
س/ تقوم احدى الشركات الصناعية بالخطوات الاتية عند شراء مواد أولية :-
أولا : طلب المواد الأولية .
ثانيا : استلام المواد الأولية .
ثالثا : دفع قيمة المواد الأولية .
*النظام المحاسبي للمبيعات
أهداف النظام :-
1ـ التحقق من تطبيق السياسات المعتمدة الخاصة بالعملاء كالتسعير وحدود الائتمان والخصومات والسماحات .
2ـ التأكد من اتخاذ الاجراءات بالنسبة لكافة الاوامر الواردة كالمصادقات عليها وتنفيذها بالسرعة المطلوبة ومتابعة تلك الاوامر .
3ـ اعداد قوائم البيع عن كافة المبيعات بالسرعة المطلوبة .
4ـ اتخاذ الاجراءات الاصولية يصدر مردودات المبيعات .
5ـ تبويب وتسجيل وتلخيص المبيعات .
6ـ تحديد طرق وحقوق الشحن .
7ـ الرقابة على النماذج والعينات المرسلة الى العملاء .
تصنيف المبيعات :-
1ـ التصنيف حسب الموقع الجغرافي للسوق .
2ـ التصنيف حسب المجموعات السلعية .
3ـ التصنيف حسب المنتجات والسلع التي تتعامل بها المنشأة .
4ـ التصنيف حسب العملاء .
5ـ التصنيف حسب رجال البيع .
6ـ التصنيف حسب طريقة البيع .
نظم المبيعات :-
1ـ نظام البيع المركزي .
2ـ البيع بواسطة الفروع .
3ـ البيع المباشر بواسطة المعارض .
4ـ البيع بواسطة الاقسام .
5ـ البيع بواسطة الوسطاء .
الاجراءات والمستندات :-
1ـ اعتماد أوامر البيع أو طلبات الشراء .
2ـ اصدار أمر البيع .
3ـ اصدار شحن البضاعة .
4ـ اصدار قائمة المبيعات .
5ـ تسجيل المبيعات وترحيلها .
اجراءات الرقابة :-
1ـ اعداد مستندات للمبيعات والشحن مرقمة مسبقا ومطبوعة .
2ـ تدقيق الأوامر من قسم الحسابات .
3. اعداد خطة الائتمان حيث تتضمن حدود الائتمان التي تمنح للعملاء .
4ـ عدم اصدار البضاعة من المخازن الا بناء" على تحويل تحريري مثل أمر البيع .
5ـ عدم اصدار قائمة المبيعات الا بعد اكتمال اجراءات الشحن .
6ـ التحقق من مفردات قائمة المبيعات .
7ـ المصادقة المسبقة على مردودات ومسموحات المبيعات .
8ـ الفصل الوظيفي بين أنشطة حيازة المواد وقسم الشحن وتسجيل أوامر البيع واعداد قوائم المبيعات .
9ـ اعداد جداول واضحة بالاسعار وحدود الخصم والمسموحات .
*النظام المحاسبي المخزني
ما هي مساوئ الخزين ؟
1. البعد المالي .
2. البعد المحاسبي .
3. البعد الرقابي .
أهداف النظام المخزني :-
1ـ حماية المخزون والرقابة عليه .
2ـ تحديد كلفة البضاعة المباعة .
3ـ مسك السجلات والبطاقات والمستندات التي تسهل من مهام الرقابة على الخزين .
4ـ وضع نظام بسيط ملائم وواضح لتصنيف وترميز الخزين .
5ـ تنظيم عمليات جرد الخزين .
أنظمة الخزين هي :-
1ـ نظام السيطرة الكمية : ويتكون من الطرق الاتية لجرد المخزون :-
أـ طريقة أسعار مخازن المفرد .
ب ـ طريقة مجمل الربح .
2ـ نظام السيطرة الكمية والقيمية : والانظمة المساعدة لضمان فاعلية هذا النظام هي :-
أ ـ نظام الجرد المستمر .
ب ـ نظام المخازن الفرعية .
جـ ـ نظم تسعير الصادر المخزني .
اجراءات النظام المحاسبي المخزني :-
1ـ استلام المواد في المخازن .
2ـ التسجيل في البطاقات المخزنية .
3ـ اصدار المواد المخزنية .
4ـ ارجاع المواد الى المخازن .
5ـ تحويل المواد .
6ـ جرد الخزين .
الرقابة الداخلية على الخزين :-
1ـ الفصل بين واجبات الحيازة والمحاسبة عنه وجرده ومطابقته واستلامه وشحنه .
2ـ استخدام مستندات مخزنية مطبوعة ومرقمة مسبقا .
3ـ اتباع اجراءات الحماية مثل رسائل الانذار والاجراس والاقفال .
4ـ تسليم المخازن الى الموظفين يتمتعون بالكفاءة والامانة .
5ـ منع الدخول الى المخازن لغير الاشخاص المعنيين .
6ـ اعداد تقارير دورية عن الخزين .
7ـ عدم صرف الخزي إلا بوجود أكثر من توقيع لاشخاص مخولين .