إجراءات الضبط الداخلى والمراجعة
أولا - الجهاز التنظيمى والمحاسبة العامة
الإجراءات
1- هل يوجد رسما حديثا للهيكل التنظيمى؟
2- هل يوجد وصف للوظائف ولوائح القائمين بها تبين ما يلى:-
• المسئوليات والصلاحيات المعطاة لكبار المسئولين فى الشركة.
• الأشخاص المفوضين بالدخول فى معاملات وتنفيذها.
• الأشخاص المسئولون عن الموجودات الثابتة.
• الأفراد المسئولون عن وظائف الضبط المالى.
3- هل تجهز تقارير مالية للادارة دوريا (مثلا كل شهر) تسمح بمقارنة أرصدة الحسابات مع التقديرات أو الميزانيات التقديرية؟
4- هل يتم تجهيز ميزانيات تقديرية؟
5- هل الميزانيات التقديرية معدة بشكل يمكن من المقارنة الفعالة مع النتائج الفعلية؟
وهل تراجع الانحرافات المهمة وتشرح أسبابها؟
6- هل هناك اجتماعات نظامية لمجلس الإدارة لوضع السياسات والأهداف, ومراجعة انجازات الشركة, لاتخاذ القرار المناسب؟ وهل تجهز محاضرة لهذه الاجتماعات؟
7- بالنسبة للمسئولين عن حيازة النقد: -
• هل يجرى التحرى عنهم قبل ترشحيهم؟
• هل يلزم التأمين عليهم ضد سوء الأمانة؟
• هل يوجد تأمين على النقد فى الطريق؟
8- هل لدى الشركة سياسات وإجراءات محاسبية مكتوبة؟
وهل يتم تبليغ تلك السياسات للموظفين؟
9- هل للمسئول الرئيسى عن المحاسبة فى الشركة صلاحية كافية فوق موظفى قسم المحاسبة وسجلات المحاسبة؟
10- هل يقوم بمسك الأستاذ العام أشخاص لا تشمل واجباتهم ما يلى:
• معالجة المقبوضات النقدية, واستلام البضاعة المشتراة, وشحن البضاعة الجاهزة.
• توقيع الشيكات, والموافقة على الفواتير, والموافقة على أوامر الشراء.
• مسك دفاتر الاستاذ والسجلات المساعد.
11- هل القدرة على الوصول إلى الاستاذ العام والسجلات المتعلقة به مقصورة على المسئولين عن الاستاذ العام.
12- هل يتم حفظ الاستاذ العام والسجلات المتعلقة به فى مكان أمين (مثلا خزانة محكمة الاغلاق وتكون ضد الحريق).
13- هل هناك تغطية تامين على موجودات الشركة كافية وفقا لتعليمات الإدارة؟
14- هل تراجع قيود اليومية ويوافق عليها أفراد معينون وفى المستوى المناسب من جهاز الشركة؟
15- هل تشرح جميع قيود اليومية وتؤيد مستنديا بشكل واف؟
16- هل الأشخاص المعينون لمراجعة قيود اليومية والموافقة عليها مستقلون عن تجهيزها؟
17- هل جميع قيود اليومية مقترنة بموافقة الإدارة.
18- هل تخضع جميع القيود المحاسبية لضوابط معينة للتأكيد من اكتمال دورتها المحاسبية.
19- هل تشمل جميع القيود المحاسبية على تعريف كاف بالحسابات التى يجب أن تسجل بها؟
20- هل حسابات الاستاذ العام مرتبة ومبوبة لما ييسر تجهيز البيانات المالية بشكل فعال؟
21- هل هناك تعليمات مكتوب وافية لتجهيز البيانات؟
22- هل تخضع البيانات لمراجعة, شاملة بما فى ذلك مقارنات مع الفترة السابقة ومع مبالغ الميزانية التقديرية من قبل المستويات المسئولة فى الشركة قبل اصدار هذه البيانات؟
ثانياً - المبيعات والذمم المدينة
الإجراءات
1- هل يوجد فصل بين وظائف المبيعات والموافقة على البيع الآجل والشحن وتجهيز الفواتير ووظائف النقد والمحاسبة؟
2- هل سياسات قبول طلبات البيع الموافق عليها محددة بشكل واضح؟
3- هل المسئوليات محددة فى طلبات البيع, والعملاء, والبيع الآجل, وشروط البيع؟
4- هل تجرى الموافقة على طلبات البيع بتفويض من الإدارة قبل الشحن؟
5- هل تسجل أرقامٍ جميع طلبات البيع الموافق عليها إلى أوامر الشحن, أوامر العمل, الفاتورة, سند التسليم, لائحة التعبئة؟
هل تتم الموافقة على هذه النماذج وهل تخضع لما يلى:
• الترقيم المسبق.
• تسجيلها فى دفتر تسلسلى أو الاحتفاظ بصورة عن جميع أوامر البيع الصادرة فى ملف واحد.
6- هل يتم تأدية خدمات للعملاء دون مقابل, وهل يتم الموافقة على ذلك من قبل الأشخاص المخولين؟
7- هل تراجع دوريا طلبات البيع التى لم يوفى بها بعد؟
8- هل يتم تبليغ موظفى المبيعات وقسم الفواتير بمعلومات الأسعار السياسات المتعلقة بأجور الشحن والبضاعة المستردة؟
9- هل يبلغ موظفى المبيعات والمحاسبة عن معدلات العمولات؟
10- هل هناك تعريف واضح لسياسة قبول مخاطر تسليف العملاء, ويتم تبليغ المعنيين بها؟
11- هل يجرى التحقق من الملاءة المالية للزبائن قبل ان يجرى التسليف لهم؟
12- هل هناك مراجعة دورية لحدود التسليف؟
13- هل يستلم الأشخاص الذين ٍيقومون بوظيفة التسليف معلومات فى حينها عن الحسابات المتأخر تسديدها؟
14- هل يتم تبليغ الأشخاص المسئولين عن الموافقة على طلبات البيع عن حدود التسليف, وعن أى تغير فى حدود التسليف أولا بأول؟
15- هل تشحن البضاعة استنادا إلى أوامر بيع موثقة وموافق عليها من الإدارة؟
16- هل تجهيز وثائق شحن لجميع الشحنات؟
17- هل تخضع وثائق الشحن لما يلى:-
• الترقيم المسبق.
• تسجيلها فى دفتر تسلسلى أو الاحتفاظٍ بصورة عن جميع وثائق الشحن الصادرة فى ملف واحد.
• تبليغ قسم الشحن فورا بها.
• تبليغ المستودعات فورا بها.
• ابلاغ قسم الفواتير فورا بها.
18- هل يشترط فى وثائق الشحن ان تحتوى على:-
• رقم أمر البيع.
• اسم العميل.
• المكان الذى ستشحن له.
• وصف كامل للبضاعة وكميتها.
• تاريخ الشحن.
• وسيلة الشحن.
• الإقرار بالاستلام
19- هل لا يتم السحب من المستودعات إلا بموجب أمر تحميل؟
20- هل يجرى التحقق من الكميات التى تشحن, مثلا بالتعداد مرة ثانية؟
21- هل تقارن وثائق الشحن بالفواتير, للتأكيد من أن البضاعة التى شحنت صدرت بها فواتير؟
22-هل تجهز فواتير بيع لجميع شحنات البضاعة؟
23- هل تخضع جميع فواتير البيع لما يلى: -
• الترقيم المسبق.
• محاسبة رقمية للتأكد من أن جميع الفواتير قد قيدت فى وقتها.
• تدقيق الصحة الحسابية بإعادة التجميع.
24- هل تقيد جميع فواتير البيع بالتفصيل فى يومية المبيعات وهل يتم الاحتفاظ بنسخة بملف مسلسل؟
25- هل يتم تجهيز تقرير ملخص عن المبيعات والتحصيلات والبنود المتعلقة بها؟
26-ٍ هل يجرى تحليل المبيعات بشكل منتظم؟
27- هل تحتسب العمولات على أساس معدلات موافق عليها من قبل الإدارة؟
28-ٍ هل تجرى مطابقة شهرية بين أستاذ ذمم العملاء وحساب ذمم العملاء بالأستاذ العام؟ٍٍ
29- هل كشوفات الحساب الشهرية والفواتير المرسلة للعملاء: -
• تراجع من قبل موظف مسئول مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة.
• ترسل لهم بالفاكس من قبل موظف مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة.
30- هل يجهز شهريا جدول معمر للذمم أو جداول الحسابات المتأخرة التسديد من قبل شخص مستقل عن وظائف اصدار الفواتير والمقبوضات النقدية؟
31- هل يراجع جدول معمر للذمم أو جداول الحسابات المتأخرة التسديد من قبل الشخص المسئول عن التسليف, وهل يتم التحقق بالحسابات المتأخرة والبنود غير العادية؟
ثالثاً - المشتريات والذمم الدائنة
الإجراءات
1- هل يوجد فصل بين وظائف الشراء, الاستلام, الشحن, معالجة فواتير الموردين, وظائف النقد والمحاسبة؟
2- هل تتم كافة المشتريات باستعمال طلب شراء موافق عليه حسب الصلاحيات؟
3- هل تستعمل أوامرٍ شراء مكتوبة وهل تشتمل على وصف المورد للكميات النوعية والثمن والشروط؟
4- هل يوافق على جميع أوامر الشراء قبل اصدارها؟
5- هل تخضع جميع أواٍمر الشراء لما يلى:-
• الترقيم المسبق.
• محاسبة رقمية لا ينطق من أن جميعها قد قيد فى وقته.
• تدرج بالتفصيل فى سجل تسلسلى أو ملف تسلسلى لصور عن الصادرة منها.
6- هل يوجد سجل لالتزامات الشراء المفتوحة(التى لم تورد بضاعتها), وهل تراجع هذه الالتزامات دوريا ويحقق فيها؟
7- هل أوامر الشراء التى لم تستخدم بعد موجودة طرف شخص يمنع إساءة استعمالها؟
8- هل تجرى معاينة جميع البضائع المستلمة وهل يجرى مقارنتها مع أوامر الشراء الخاصة بها؟
9- هل يوجد دليل على أن جميع الخدمات التى تؤدى يجرى تقييمها من حيث النوعية والإنجاز؟
10- هل يتم الإبلاغ عن أى بضاعة معطوبة أو تالفة؟
11- هل تجهز تقارير استلام فورا لجميع البضائع المستلمة؟
12- هل تشتمل تقارير الاستلام على المعلومات التالية:-
• وصف وكمية البضاعة وما اذا كانت مقبولة.
• تاريخ الاستلام.
• توقيع الشخص الموافق على الاستلام.
13- هل تخضع تقارير الاستلام لما يلى: -
• الترقيم المسبق.
• محاسبة رقمية لا ينطق من ان جميعها قد قيد فى وقته.
• تدرج بالتفصيل فى سجل تسلسلى أو ملف تسلسلى لصور عن الصادرة منها.
• توزيع صور منها لإرفاقها مع أوامر الشراء وفواتير الموردين ولقيدها فى سجلات البضاعة, اذا كانت مستعملة.
14- هل يوجد وظيفة منفصلة للتفتيش؟
15- هل يستلم جميع فواتير الموردين مباشرة الموظفين المعينون(قسم الذمم الدائنة) الذين يقومون بوظيفة مراجعة ومعالجة الفواتير؟
16- هل هناك ضبط محكم على جميع الفواتير الواردة, عند ورودها؟
17- هل تقارن فواتير الموردين قبل الدفع مع أوامر الشراء وتقارير الاستلام؟
18- هلٍ تراجع فواتير الموردين قبل الدفع من حيث صحة الدقة المحاسبية, وأجور الشحن والتوزيع المحاسبى؟
19- هل يوجد دليلٍ على أن الفواتير قد أخضعت للروتين الموضوع وأن التوزيع المحاسبى والموافق عليها قد حصلا قبل الدفع؟
20- هل تحصل موافقة الفواتير والمستندات المؤيدة التى تمت معالجتها, من قبل موظفين معنيين قبل الدفع؟
21- هل يستفاد من كل الخصميات الممكنة من الفواتير(بالدفع فى حينه)؟
22- هل تحضر الدوائرٍ لائحة بالأصناف التى تتعامل بها الشركة ولائحة بالموردين الحاليين والمرتقبين وذلك لتسهيل اختيار المورد مع أسعار وشروط البيع والتسليم الخاصة بها؟
23- هل ٍيتم استدراج عروض أسعار من قبل كل مورد فى حالة الأصناف التى لها عدة موردين؟
24- هل يتم تحضير تقرير حركة المشتريات وأوامر الشراء المتأخرة شهريا؟
25- هل يتم الاحتفاظ بالملفات التالية:-
• ملف طلبات الشراء.
• ملف متابعة أوامر الشراء المحلية.
• ملفٍ أوامر الشراء المحلية المنفذة.
• ملفٍ متابعة أوامر الشراء الخارجية.
• ملف أوامر الشراء الخارجية المنفذة.
• ملف المورد.
رابعاً - الرواتب والأجور
الإجراءات
1- هل يوجد فصل فى الواجبات بين الموظفين الذين يقومون بالوظائف التالية:-
• المسئولين الذين يوافقون على توظيف العاملين الجدد وتحديد رواتبهم, وانتهاء الخدمة.
• مسك سجلات الذاتية.
• تجهيز جدول الرواتب والأجور.
• الموافقة على جدول الرواتب والأجور.
• المدفوعات النقدية.
• مسك الاستاذ العام.
2- هل سجلات الذاتية وجداول الرواتب والأجور فى مكان أمين؟
3- هل يتم اخذ موافقة الإدارة على جميع طلبات التوظيف؟
4- هل يتم اخذ موافقة الإدارة على جميع معدلات الأجر الإضافى؟
5- هل يتم منح جميع العلاوات والمزايا الإضافية للموظفين بموافقة الإدارة؟
6- هل يوجد ملف لكل موظف يشتمل على جميع الوثائق الخاصة به؟
7- هل يتم ابلاغ الموظفين الذين يقومون بتجهيز الرواتب والأجور فورا بمعدلات الرواتب والأجور للموظفين الجدد والموظفين الذين تم انتهاء خدماتهم؟
8- هل يتم تحديد الأجر استنادا لسجلات الوقت للموظفين؟
9- هل يتم تحديد الأجر استنادا لسجلات تفصيلية كافية عن المبيعات للبائعين بالعمولة؟
10- هل توجد قائمة حسابات مفصلة تفصيلا كافيا وإرشادات وافية لتحديد التوزيع المحاسبى للرواتب والأجور ولضبط المطلوبات المتعلقة بالاستقطاعات من الأجور؟
11- هل البيانات الافرادية لأوقات الموظفين أو انتاجهم أو عمولتهم على المبيعات: -
تسمح باحتساب الأجر الإجمالى بموجب أنظمة الإدارة.
تشتمل على معلومات كافية لتوزيع كلفة الرواتب والأجور.
يوافق عليها كتابيا من قبل المديرين والمشرفين قبل ارسالها للأشخاص الذين يجهزون الرواتب والأجور.
12- هل يتم تسوية عمولات البائعين على المبيعات المسجلة؟
13- هل يتم مقارنة الراتب بموجب جدول الرواتب والأجور مع ملفات الموظفين على فترات معقولة من قبل أشخاص مستقلون عن وظائف قسم الذاتية وجداول الرواتب والأجور والصرف والأستاذ العام؟
14- هل تتم الموافقة على جدول الرواتب والأجور من قبل موظفون مسئولون قبل اصدار الشيكات أو صرف الرواتب؟
15- هل يتم تسليم الرواتب للموظفين من قبل أشخاص مستقلون عن وظائف قسم الذاتية وجدول الرواتب والأجور وضبط وتجهيز الشيكات؟
16- هل يتم استخدام المستندات التالية:-
• كشف الرواتب والأجور.
• قسيمة دفع راتب.
• كشف الرواتب والأجور غير المدفوعة.
17- هل يتم الاحتفاظ بالملفات التالية:-
• ملف موظف.
• ملف جدول الرواتب والأجور.
• ملف انتهاء الخدمة.
خامسا - النقدية وما يعادلها
الإجراءات
أهداف مراجعة النقد:
1- ان النقد موجود وتملكه الشركة.
2- ان أرصدة النقد تعكس قطعا صحيحا للمقبوضات والمدفوعات النقدية.
3- ان أرصدة النقد كما تظهر فى الميزانية العمومية تمثل كل النقد وبنود النقد فى الصندوق وبالطريق والمودعة مع أطراف أخرى.
4- ان أرصدة النقد مصنفة تصنيفا صحيحا فى البيانات المالية وان أية قيود على استعمال هذه الأموال قد صرح عنها بشكل واف.
اجراءات مراجعة النقد:
1- أجرد رصيد الصندوق كما فى 31 ديسمبر ثم طابقه مع الرصيد الدفترى.
2- طابق الأستاذ المساعد لحساب النقدية مع أوراق العمل.
3- طابق الأرصدة الختامية مع الأستاذ العام ومع أوراق العمل الرئيسية:
أ- بالنسبة لحسابات البنوك التى فتحت أو أغلقت (ان وجدت) خلال السنة.
ب- تحقق من وجود الموافقة على الفتح أو الإغلاق فى محاضر جلسات مجلس الإدارة.
ج- أرسل كتاب طلب التثبيت للبنوك بتاريخ 31 ديسمبر.
4- احصل على نسخ من تسويات البنوك كما فى تاريخ 31 ديسمبر وقم بما يلى:
أ- اختبر الدقة الحسابية للتسويات.
ب- راجع واحصل على تفسير لبنود التسوية غير العادية.
ج- طابق رصيد البنك حسب الدفاتر والتسويات مع الرصيد حسب مصادقة البنك.
د- تأكد من أن التسويات البنكية معدة وموقعة بشكل أصولى.
5- أحصل على تأييد لرصيد السلفة النثرية الموجودة مع السيد مدير الفرع كما فى 31 ديسمبر وخصوصا انه لم يتم جرد تلك السلفة فى ذلك التاريخ.
أولا - الجهاز التنظيمى والمحاسبة العامة
الإجراءات
1- هل يوجد رسما حديثا للهيكل التنظيمى؟
2- هل يوجد وصف للوظائف ولوائح القائمين بها تبين ما يلى:-
• المسئوليات والصلاحيات المعطاة لكبار المسئولين فى الشركة.
• الأشخاص المفوضين بالدخول فى معاملات وتنفيذها.
• الأشخاص المسئولون عن الموجودات الثابتة.
• الأفراد المسئولون عن وظائف الضبط المالى.
3- هل تجهز تقارير مالية للادارة دوريا (مثلا كل شهر) تسمح بمقارنة أرصدة الحسابات مع التقديرات أو الميزانيات التقديرية؟
4- هل يتم تجهيز ميزانيات تقديرية؟
5- هل الميزانيات التقديرية معدة بشكل يمكن من المقارنة الفعالة مع النتائج الفعلية؟
وهل تراجع الانحرافات المهمة وتشرح أسبابها؟
6- هل هناك اجتماعات نظامية لمجلس الإدارة لوضع السياسات والأهداف, ومراجعة انجازات الشركة, لاتخاذ القرار المناسب؟ وهل تجهز محاضرة لهذه الاجتماعات؟
7- بالنسبة للمسئولين عن حيازة النقد: -
• هل يجرى التحرى عنهم قبل ترشحيهم؟
• هل يلزم التأمين عليهم ضد سوء الأمانة؟
• هل يوجد تأمين على النقد فى الطريق؟
8- هل لدى الشركة سياسات وإجراءات محاسبية مكتوبة؟
وهل يتم تبليغ تلك السياسات للموظفين؟
9- هل للمسئول الرئيسى عن المحاسبة فى الشركة صلاحية كافية فوق موظفى قسم المحاسبة وسجلات المحاسبة؟
10- هل يقوم بمسك الأستاذ العام أشخاص لا تشمل واجباتهم ما يلى:
• معالجة المقبوضات النقدية, واستلام البضاعة المشتراة, وشحن البضاعة الجاهزة.
• توقيع الشيكات, والموافقة على الفواتير, والموافقة على أوامر الشراء.
• مسك دفاتر الاستاذ والسجلات المساعد.
11- هل القدرة على الوصول إلى الاستاذ العام والسجلات المتعلقة به مقصورة على المسئولين عن الاستاذ العام.
12- هل يتم حفظ الاستاذ العام والسجلات المتعلقة به فى مكان أمين (مثلا خزانة محكمة الاغلاق وتكون ضد الحريق).
13- هل هناك تغطية تامين على موجودات الشركة كافية وفقا لتعليمات الإدارة؟
14- هل تراجع قيود اليومية ويوافق عليها أفراد معينون وفى المستوى المناسب من جهاز الشركة؟
15- هل تشرح جميع قيود اليومية وتؤيد مستنديا بشكل واف؟
16- هل الأشخاص المعينون لمراجعة قيود اليومية والموافقة عليها مستقلون عن تجهيزها؟
17- هل جميع قيود اليومية مقترنة بموافقة الإدارة.
18- هل تخضع جميع القيود المحاسبية لضوابط معينة للتأكيد من اكتمال دورتها المحاسبية.
19- هل تشمل جميع القيود المحاسبية على تعريف كاف بالحسابات التى يجب أن تسجل بها؟
20- هل حسابات الاستاذ العام مرتبة ومبوبة لما ييسر تجهيز البيانات المالية بشكل فعال؟
21- هل هناك تعليمات مكتوب وافية لتجهيز البيانات؟
22- هل تخضع البيانات لمراجعة, شاملة بما فى ذلك مقارنات مع الفترة السابقة ومع مبالغ الميزانية التقديرية من قبل المستويات المسئولة فى الشركة قبل اصدار هذه البيانات؟
ثانياً - المبيعات والذمم المدينة
الإجراءات
1- هل يوجد فصل بين وظائف المبيعات والموافقة على البيع الآجل والشحن وتجهيز الفواتير ووظائف النقد والمحاسبة؟
2- هل سياسات قبول طلبات البيع الموافق عليها محددة بشكل واضح؟
3- هل المسئوليات محددة فى طلبات البيع, والعملاء, والبيع الآجل, وشروط البيع؟
4- هل تجرى الموافقة على طلبات البيع بتفويض من الإدارة قبل الشحن؟
5- هل تسجل أرقامٍ جميع طلبات البيع الموافق عليها إلى أوامر الشحن, أوامر العمل, الفاتورة, سند التسليم, لائحة التعبئة؟
هل تتم الموافقة على هذه النماذج وهل تخضع لما يلى:
• الترقيم المسبق.
• تسجيلها فى دفتر تسلسلى أو الاحتفاظ بصورة عن جميع أوامر البيع الصادرة فى ملف واحد.
6- هل يتم تأدية خدمات للعملاء دون مقابل, وهل يتم الموافقة على ذلك من قبل الأشخاص المخولين؟
7- هل تراجع دوريا طلبات البيع التى لم يوفى بها بعد؟
8- هل يتم تبليغ موظفى المبيعات وقسم الفواتير بمعلومات الأسعار السياسات المتعلقة بأجور الشحن والبضاعة المستردة؟
9- هل يبلغ موظفى المبيعات والمحاسبة عن معدلات العمولات؟
10- هل هناك تعريف واضح لسياسة قبول مخاطر تسليف العملاء, ويتم تبليغ المعنيين بها؟
11- هل يجرى التحقق من الملاءة المالية للزبائن قبل ان يجرى التسليف لهم؟
12- هل هناك مراجعة دورية لحدود التسليف؟
13- هل يستلم الأشخاص الذين ٍيقومون بوظيفة التسليف معلومات فى حينها عن الحسابات المتأخر تسديدها؟
14- هل يتم تبليغ الأشخاص المسئولين عن الموافقة على طلبات البيع عن حدود التسليف, وعن أى تغير فى حدود التسليف أولا بأول؟
15- هل تشحن البضاعة استنادا إلى أوامر بيع موثقة وموافق عليها من الإدارة؟
16- هل تجهيز وثائق شحن لجميع الشحنات؟
17- هل تخضع وثائق الشحن لما يلى:-
• الترقيم المسبق.
• تسجيلها فى دفتر تسلسلى أو الاحتفاظٍ بصورة عن جميع وثائق الشحن الصادرة فى ملف واحد.
• تبليغ قسم الشحن فورا بها.
• تبليغ المستودعات فورا بها.
• ابلاغ قسم الفواتير فورا بها.
18- هل يشترط فى وثائق الشحن ان تحتوى على:-
• رقم أمر البيع.
• اسم العميل.
• المكان الذى ستشحن له.
• وصف كامل للبضاعة وكميتها.
• تاريخ الشحن.
• وسيلة الشحن.
• الإقرار بالاستلام
19- هل لا يتم السحب من المستودعات إلا بموجب أمر تحميل؟
20- هل يجرى التحقق من الكميات التى تشحن, مثلا بالتعداد مرة ثانية؟
21- هل تقارن وثائق الشحن بالفواتير, للتأكيد من أن البضاعة التى شحنت صدرت بها فواتير؟
22-هل تجهز فواتير بيع لجميع شحنات البضاعة؟
23- هل تخضع جميع فواتير البيع لما يلى: -
• الترقيم المسبق.
• محاسبة رقمية للتأكد من أن جميع الفواتير قد قيدت فى وقتها.
• تدقيق الصحة الحسابية بإعادة التجميع.
24- هل تقيد جميع فواتير البيع بالتفصيل فى يومية المبيعات وهل يتم الاحتفاظ بنسخة بملف مسلسل؟
25- هل يتم تجهيز تقرير ملخص عن المبيعات والتحصيلات والبنود المتعلقة بها؟
26-ٍ هل يجرى تحليل المبيعات بشكل منتظم؟
27- هل تحتسب العمولات على أساس معدلات موافق عليها من قبل الإدارة؟
28-ٍ هل تجرى مطابقة شهرية بين أستاذ ذمم العملاء وحساب ذمم العملاء بالأستاذ العام؟ٍٍ
29- هل كشوفات الحساب الشهرية والفواتير المرسلة للعملاء: -
• تراجع من قبل موظف مسئول مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة.
• ترسل لهم بالفاكس من قبل موظف مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة.
30- هل يجهز شهريا جدول معمر للذمم أو جداول الحسابات المتأخرة التسديد من قبل شخص مستقل عن وظائف اصدار الفواتير والمقبوضات النقدية؟
31- هل يراجع جدول معمر للذمم أو جداول الحسابات المتأخرة التسديد من قبل الشخص المسئول عن التسليف, وهل يتم التحقق بالحسابات المتأخرة والبنود غير العادية؟
ثالثاً - المشتريات والذمم الدائنة
الإجراءات
1- هل يوجد فصل بين وظائف الشراء, الاستلام, الشحن, معالجة فواتير الموردين, وظائف النقد والمحاسبة؟
2- هل تتم كافة المشتريات باستعمال طلب شراء موافق عليه حسب الصلاحيات؟
3- هل تستعمل أوامرٍ شراء مكتوبة وهل تشتمل على وصف المورد للكميات النوعية والثمن والشروط؟
4- هل يوافق على جميع أوامر الشراء قبل اصدارها؟
5- هل تخضع جميع أواٍمر الشراء لما يلى:-
• الترقيم المسبق.
• محاسبة رقمية لا ينطق من أن جميعها قد قيد فى وقته.
• تدرج بالتفصيل فى سجل تسلسلى أو ملف تسلسلى لصور عن الصادرة منها.
6- هل يوجد سجل لالتزامات الشراء المفتوحة(التى لم تورد بضاعتها), وهل تراجع هذه الالتزامات دوريا ويحقق فيها؟
7- هل أوامر الشراء التى لم تستخدم بعد موجودة طرف شخص يمنع إساءة استعمالها؟
8- هل تجرى معاينة جميع البضائع المستلمة وهل يجرى مقارنتها مع أوامر الشراء الخاصة بها؟
9- هل يوجد دليل على أن جميع الخدمات التى تؤدى يجرى تقييمها من حيث النوعية والإنجاز؟
10- هل يتم الإبلاغ عن أى بضاعة معطوبة أو تالفة؟
11- هل تجهز تقارير استلام فورا لجميع البضائع المستلمة؟
12- هل تشتمل تقارير الاستلام على المعلومات التالية:-
• وصف وكمية البضاعة وما اذا كانت مقبولة.
• تاريخ الاستلام.
• توقيع الشخص الموافق على الاستلام.
13- هل تخضع تقارير الاستلام لما يلى: -
• الترقيم المسبق.
• محاسبة رقمية لا ينطق من ان جميعها قد قيد فى وقته.
• تدرج بالتفصيل فى سجل تسلسلى أو ملف تسلسلى لصور عن الصادرة منها.
• توزيع صور منها لإرفاقها مع أوامر الشراء وفواتير الموردين ولقيدها فى سجلات البضاعة, اذا كانت مستعملة.
14- هل يوجد وظيفة منفصلة للتفتيش؟
15- هل يستلم جميع فواتير الموردين مباشرة الموظفين المعينون(قسم الذمم الدائنة) الذين يقومون بوظيفة مراجعة ومعالجة الفواتير؟
16- هل هناك ضبط محكم على جميع الفواتير الواردة, عند ورودها؟
17- هل تقارن فواتير الموردين قبل الدفع مع أوامر الشراء وتقارير الاستلام؟
18- هلٍ تراجع فواتير الموردين قبل الدفع من حيث صحة الدقة المحاسبية, وأجور الشحن والتوزيع المحاسبى؟
19- هل يوجد دليلٍ على أن الفواتير قد أخضعت للروتين الموضوع وأن التوزيع المحاسبى والموافق عليها قد حصلا قبل الدفع؟
20- هل تحصل موافقة الفواتير والمستندات المؤيدة التى تمت معالجتها, من قبل موظفين معنيين قبل الدفع؟
21- هل يستفاد من كل الخصميات الممكنة من الفواتير(بالدفع فى حينه)؟
22- هل تحضر الدوائرٍ لائحة بالأصناف التى تتعامل بها الشركة ولائحة بالموردين الحاليين والمرتقبين وذلك لتسهيل اختيار المورد مع أسعار وشروط البيع والتسليم الخاصة بها؟
23- هل ٍيتم استدراج عروض أسعار من قبل كل مورد فى حالة الأصناف التى لها عدة موردين؟
24- هل يتم تحضير تقرير حركة المشتريات وأوامر الشراء المتأخرة شهريا؟
25- هل يتم الاحتفاظ بالملفات التالية:-
• ملف طلبات الشراء.
• ملف متابعة أوامر الشراء المحلية.
• ملفٍ أوامر الشراء المحلية المنفذة.
• ملفٍ متابعة أوامر الشراء الخارجية.
• ملف أوامر الشراء الخارجية المنفذة.
• ملف المورد.
رابعاً - الرواتب والأجور
الإجراءات
1- هل يوجد فصل فى الواجبات بين الموظفين الذين يقومون بالوظائف التالية:-
• المسئولين الذين يوافقون على توظيف العاملين الجدد وتحديد رواتبهم, وانتهاء الخدمة.
• مسك سجلات الذاتية.
• تجهيز جدول الرواتب والأجور.
• الموافقة على جدول الرواتب والأجور.
• المدفوعات النقدية.
• مسك الاستاذ العام.
2- هل سجلات الذاتية وجداول الرواتب والأجور فى مكان أمين؟
3- هل يتم اخذ موافقة الإدارة على جميع طلبات التوظيف؟
4- هل يتم اخذ موافقة الإدارة على جميع معدلات الأجر الإضافى؟
5- هل يتم منح جميع العلاوات والمزايا الإضافية للموظفين بموافقة الإدارة؟
6- هل يوجد ملف لكل موظف يشتمل على جميع الوثائق الخاصة به؟
7- هل يتم ابلاغ الموظفين الذين يقومون بتجهيز الرواتب والأجور فورا بمعدلات الرواتب والأجور للموظفين الجدد والموظفين الذين تم انتهاء خدماتهم؟
8- هل يتم تحديد الأجر استنادا لسجلات الوقت للموظفين؟
9- هل يتم تحديد الأجر استنادا لسجلات تفصيلية كافية عن المبيعات للبائعين بالعمولة؟
10- هل توجد قائمة حسابات مفصلة تفصيلا كافيا وإرشادات وافية لتحديد التوزيع المحاسبى للرواتب والأجور ولضبط المطلوبات المتعلقة بالاستقطاعات من الأجور؟
11- هل البيانات الافرادية لأوقات الموظفين أو انتاجهم أو عمولتهم على المبيعات: -
تسمح باحتساب الأجر الإجمالى بموجب أنظمة الإدارة.
تشتمل على معلومات كافية لتوزيع كلفة الرواتب والأجور.
يوافق عليها كتابيا من قبل المديرين والمشرفين قبل ارسالها للأشخاص الذين يجهزون الرواتب والأجور.
12- هل يتم تسوية عمولات البائعين على المبيعات المسجلة؟
13- هل يتم مقارنة الراتب بموجب جدول الرواتب والأجور مع ملفات الموظفين على فترات معقولة من قبل أشخاص مستقلون عن وظائف قسم الذاتية وجداول الرواتب والأجور والصرف والأستاذ العام؟
14- هل تتم الموافقة على جدول الرواتب والأجور من قبل موظفون مسئولون قبل اصدار الشيكات أو صرف الرواتب؟
15- هل يتم تسليم الرواتب للموظفين من قبل أشخاص مستقلون عن وظائف قسم الذاتية وجدول الرواتب والأجور وضبط وتجهيز الشيكات؟
16- هل يتم استخدام المستندات التالية:-
• كشف الرواتب والأجور.
• قسيمة دفع راتب.
• كشف الرواتب والأجور غير المدفوعة.
17- هل يتم الاحتفاظ بالملفات التالية:-
• ملف موظف.
• ملف جدول الرواتب والأجور.
• ملف انتهاء الخدمة.
خامسا - النقدية وما يعادلها
الإجراءات
أهداف مراجعة النقد:
1- ان النقد موجود وتملكه الشركة.
2- ان أرصدة النقد تعكس قطعا صحيحا للمقبوضات والمدفوعات النقدية.
3- ان أرصدة النقد كما تظهر فى الميزانية العمومية تمثل كل النقد وبنود النقد فى الصندوق وبالطريق والمودعة مع أطراف أخرى.
4- ان أرصدة النقد مصنفة تصنيفا صحيحا فى البيانات المالية وان أية قيود على استعمال هذه الأموال قد صرح عنها بشكل واف.
اجراءات مراجعة النقد:
1- أجرد رصيد الصندوق كما فى 31 ديسمبر ثم طابقه مع الرصيد الدفترى.
2- طابق الأستاذ المساعد لحساب النقدية مع أوراق العمل.
3- طابق الأرصدة الختامية مع الأستاذ العام ومع أوراق العمل الرئيسية:
أ- بالنسبة لحسابات البنوك التى فتحت أو أغلقت (ان وجدت) خلال السنة.
ب- تحقق من وجود الموافقة على الفتح أو الإغلاق فى محاضر جلسات مجلس الإدارة.
ج- أرسل كتاب طلب التثبيت للبنوك بتاريخ 31 ديسمبر.
4- احصل على نسخ من تسويات البنوك كما فى تاريخ 31 ديسمبر وقم بما يلى:
أ- اختبر الدقة الحسابية للتسويات.
ب- راجع واحصل على تفسير لبنود التسوية غير العادية.
ج- طابق رصيد البنك حسب الدفاتر والتسويات مع الرصيد حسب مصادقة البنك.
د- تأكد من أن التسويات البنكية معدة وموقعة بشكل أصولى.
5- أحصل على تأييد لرصيد السلفة النثرية الموجودة مع السيد مدير الفرع كما فى 31 ديسمبر وخصوصا انه لم يتم جرد تلك السلفة فى ذلك التاريخ.